Untuk mendirikan kantor depan, Anda perlu mengamankan fasilitas, mempekerjakan staf, dan menyiapkan sistem yang diperlukan untuk berinteraksi dengan publik.
Anda dapat menyiapkankantor depanuntuk bisnis Anda dengan mengamankan fasilitas, mempekerjakan staf, dan menyiapkan sistem untuk berinteraksi dengan publik.Atau, Anda dapat menyewa perusahaan yang menawarkan solusi kantor yang telah ditentukan sebelumnya atau mengalihdayakan bagian komponen kepegawaian ke perusahaan di seluruh dunia.Desain dan manajemen kantor adalah kunci keberhasilan setiap perusahaan.Penerapan antarmuka publik mencerminkanfilosofilayanan pelanggannyadan pada akhirnya akan menentukanloyalitas pelanggan.Tantangan manajemen adalah mengurangi biaya sambil menjaga kepuasan pelanggan dan membangun keunggulan kompetitif.
Kantor depan perusahaan terdiri dari semua departemen yang berhubungan langsung dengan publik.Departemen-departemen ini meliputi penerimaan, pelayanan, dan penjualan.Biasanya, sebuah perusahaan baru akan memiliki kebutuhan sederhana, dan mungkin hanya membutuhkan tempat untuk bertemu dengan klien atau pelanggan dan melengkapinya dengan tepat.Kemudian mempekerjakan staf untuk menjawab telepon, menyediakan layanan pelanggan dan melakukan penjualan.Akhirnya, ia menetapkan sistem untuk membuat proses berjalan lancar.
Pada tahap awal pengembangan bisnis, kantor depan mungkin berbagi banyak ruang dan sumber daya yang sama dengankantor belakangkarena kebutuhan.Back office adalah semua bagian dari bisnis yang tidak pernah dilihat publik.Bisnis manufaktur yang harus menyiapkan fasilitas untuk menghasilkan produk cenderung lebih mementingkan back office, sementara bisnis konsultan dan bisnis berorientasi layanan naik turun pada hubungan masyarakat mereka.Seiring pertumbuhan perusahaan dan memiliki sumber daya untuk membangun fasilitas terpisah untuk setiap departemen, menyiapkan operasi kantor adalah masalah melengkapi setiap departemen yang terikat kontrak dengan publik dengan filosofi layanan pelanggan dan staf serta peralatan untuk menyediakan perusahaan yang konsisten wajah.
Sebuah alternatif untuk mendirikan kantor Anda sendiri, terutama pada tahap awal, adalah dengan menyewa sebuah perusahaan konsultan untuk menanganinya.Ada bisnis yang menyediakanlayanan kantor depanpaketuntuk perusahaan lain.Jenis penyedia layanan bisnis ini akan mengoperasikan kantor pusat dengan bagian penerima tamu, ruang rapat, kantor, peralatan, keramahtamahan, dan apa pun yang dibutuhkan bisnis untuk bertemu dengan klien.Untuk biaya tetap, ini memberikan nomor telepon dan alamat surat kepada klien-perusahaan.Ini menangani telepon dan penerimaan langsung, memproses surat untuk perusahaan, dan memungkinkan staf perusahaan menggunakan fasilitas untuk bertemu dengan klien sesuai kebutuhan.
Bisnis dewasa memiliki pilihan lain untuk menyiapkan operasi kantor depan.Mengalihdayakansuku cadang ke negara-negara luar negeri dengan biaya tenaga kerja yang lebih rendah, seperti India, telah menjadi cara yang populer untuk menahan pengeluaran.Layanan pelanggan melalui telepon adalah salah satu departemen yang sering dialihdayakan.Banyak bisnis telah mengalihdayakan bagian dari departemen penjualan mereka, terutama panggilan dingin dan kontak awal.Dalam hal ini, perusahaan masih mempertahankan kehadiran kantor depan tetapi layanan utama dikontrakkan kepada pihak ketiga.