Seorang petugas teknis sering ditugaskan untuk mengumpulkan data ke dalam bentuk laporan.
Pegawai teknis dapat melakukan hal-hal yang sedikit berbeda di perusahaan yang berbeda, tetapi dalam banyak kasus pekerjaan mereka sangat fokus pada pengarsipan dokumen, baik dalam file hardcopy maupun database digital; mereka mungkin juga terlibat dalam merancang arsip dan sistem berbasis komputer untuk meningkatkan efisiensi bagi lingkungan spesifik mereka. Dalam banyak kasus, pekerjaan itu juga melibatkan banyak pekerjaan administrasi dan tugas administrasi dasar, yang menyebabkan beberapa orang menyamakan posisi ini dengan sekretaris dasar. Meskipun deskripsi pekerjaan sering tumpang tindih, sebagian besar posisi teknis memerlukan pengetahuan yang lebih dalam tentang rekayasa informasi daripada manajemen dokumen sederhana . Profesional semacam ini juga sering diminta untuk mengoreksi dan terkadang juga mengedit dokumen dan manual teknis, yang bukan sesuatu yang dilakukan oleh sebagian besar asisten administrasi standar, dan mereka sering diminta untuk membantu memastikan bahwa semua sistem pengarsipan dokumen mematuhi aturan dan peraturan.
Pengaturan Pekerjaan Utama
Panitera teknis dapat dipanggil untuk mengoreksi dokumen teknis.
Dalam kebanyakan kasus, juru tulis teknis berfungsi sebagai profesional pendukung yang membantu memproses dan mengajukan informasi yang sangat teknis dan spesifik, dan karena itu paling umum untuk menemukan pekerjaan semacam ini di industri yang banyak berurusan dengan dokumentasi yang padat dan memiliki banyak persyaratan pengarsipan. Perusahaan teknik konstruksi adalah beberapa perusahaan yang paling umum, bersama dengan kontraktor umum. Perusahaan perangkat lunak dan perusahaan yang terutama menjual solusi basis data digital mungkin juga membutuhkan orang dengan keahlian semacam ini. Beberapa bisnis medis seperti rumah sakit dan perusahaan asuransi juga memiliki pekerjaan. Pekerjaan itu tentu akan terlihat berbeda di tempat yang berbeda, tetapi tugas inti dan tugas biasanya hampir sama.
Pengarsipan Dokumen
Manajemen dokumen biasanya merupakan salah satu hal terpenting yang dilakukan orang dalam profesi juru tulis teknis. Ini dapat mencakup apa saja mulai dari menerima dokumen hingga memprosesnya sebagai “diterima” dan menyimpannya, hingga mengirim file penting keluar dari perusahaan atau kantor kepada orang lain dan melacak serta memastikan penerimaan.
Beberapa dokumen terpenting cenderung menyangkut personel, termasuk dokumen awal karyawan, catatan pelatihan, dan catatan apa pun mengenai tindakan disipliner karyawan. Selain itu, sebagian besar pekerjaan juru tulis melibatkan pengorganisasian dokumen yang mencantumkan persyaratan untuk proyek dan setiap perubahan pada operasi, memastikan bahwa aturan dipatuhi dan tenggat waktu terpenuhi. Dokumen-dokumen ini biasanya perlu terus diperbarui dan mudah diakses sehingga mereka yang bertanggung jawab dapat mengaksesnya kapan saja.
Basis Data Digital
Pengarsipan biasanya tidak terbatas pada dokumen kertas. Seseorang di posisi ini juga biasanya diharapkan mahir menggunakan teknologi untuk menjaga dokumen tetap teratur. Jenis karyawan ini biasanya dapat menentukan perangkat lunak mana yang akan membantu, dan harus tahu cara menggunakan berbagai program yang berbeda. Tugas terkait sering kali termasuk menginstal dan memecahkan masalah perangkat lunak bila diperlukan, serta membuat dan memperbarui basis data. Karyawan dengan pelatihan teknis juga diharapkan dapat membantu rekan kerja dengan tugas teknis lainnya yang melibatkan komputer, khususnya yang berkaitan dengan pelaporan online atau sistem pengarsipan.
Merancang Sistem dan Meningkatkan Efisiensi
Tergantung pada organisasinya, seorang pegawai dalam kapasitas ini mungkin juga diminta untuk merancang sistem pengarsipan dan manajemen dokumen dari awal. Penugasan semacam ini sering kali banyak tentang rekayasa dokumen, dan peran utama petugas biasanya untuk menemukan cara membuat sistem lebih efisien dan lebih ramah pengguna.
Bergantung pada konteksnya, dia mungkin juga membantu perusahaan mematuhi undang-undang penyimpanan dan pengarsipan dokumen yang diperlukan. Bisnis yang menangani hal-hal seperti informasi keuangan sensitif atau data kesehatan sering kali memiliki standar yang lebih tinggi dan harus mematuhi peraturan tertentu — peraturan yang dapat berubah secara berkala. Petugas sering bertanggung jawab untuk tetap berada di atas aturan yang relevan dan membantu memastikan bahwa sistem yang ada sesuai.
Pengoreksian dan Pengeditan
Dalam beberapa kasus, panitera dengan keahlian teknis bahkan membantu membuat dan mengedit manual teknis untuk memastikan bahwa informasinya akurat. Pengoreksian dan penyuntingan adalah bagian besar dari proses, tetapi dalam beberapa kasus, para profesional semacam ini sebenarnya mungkin diminta untuk membuat panduan atau manual — sering kali untuk hal-hal seperti sistem navigasi dokumen — yang dapat didistribusikan secara luas kepada karyawan dan orang lain yang menggunakan program di pertanyaan.
Tugas Klerikal Dasar
Mirip dengan jenis juru tulis lainnya, juru tulis teknis biasanya harus menyelesaikan beberapa tugas administrasi sepanjang hari. Ini berarti bahwa para profesional dapat berharap untuk menjawab telepon dan menjawab pertanyaan yang diajukan atau meneruskan penelepon ke orang lain. Mereka juga mungkin menyapa orang-orang yang mengunjungi kantor, dan terkadang menjadi kontak pertama orang dengan perusahaan. Tugas klerikal tambahan mungkin termasuk mengirim faks, mengirim email, dan mengelola korespondensi.