Pedoman pengadaan yang kuat akan menawarkan rekonsiliasi yang mudah tentang barang mana yang dipesan, dibayar, dan dikirim.
Seiring berkembangnya perusahaan atau organisasi, kebutuhan untuk menetapkanpedomanpengadaanmenjadi semakin penting.Pengadaan atau pembelian adalah pengelolaan semua pengeluaran atas jasa dan barang.Sebagai aspek dari manajemen bisnis secara keseluruhan, ini adalah fungsi sentral yang berhubungan langsung dengan pengendalian biaya, pengurangan biaya, dan peningkatan keuntungan.Meskipun kebanyakan orang mengasosiasikan pengadaan dengan perusahaan besar dan kesepakatan jutaan dolar, pedoman pengadaan dapat membantu setiap perusahaan, besar dan kecil.
Bidang pengadaan sangat luas sehingga yang terbaik adalah membaginya menjadi proses bisnis yang berbeda.Kategori utama adalah: manajemen vendor, barang dan jasa yang dikontrak, syarat pembayaran, ambang batas, dan pemisahan tugas.Selain mengidentifikasiproses bisnis yangberbeda, ada tiga item yang perlu diselesaikan untuk mengembangkan pedoman pengadaan: menetapkan struktur dan peran organisasi, menerapkan kontrol akuntansi, dan menentukan akuntabilitas dan tanggung jawab untuk proses pengadaan dalam organisasi.
Metodologi standar yang digunakan untuk mengembangkan pedoman pengadaan adalah dengan membuat folder file untuk pedoman tersebut.Di dalam folder file ini, buat yang terpisah untuk setiap proses bisnis utama.Saat pedoman dikembangkan, buat panduan proses untuk berbagai peran dan departemen yang terlibat dalam proses.Sertakan bagian tentang pengawasan dan laporan manajemen, serta dokumen alur untuk tinjauan manajemen senior.Semua pedoman harus ditinjau dan didiskusikan dengan daerah yang terkena dampak, dan disajikan kepada manajemen senior untuk ditinjau.Setelah diterima, pelatihan untuk semua pengguna diperlukan untuk menerapkan pedoman.
Hal pertama yang harus ditinjau adalah peran dan tanggung jawab para pemain yang berbeda dalamproses pengadaan.Identifikasi siapa, apa, di mana dan mengapa untuk setiap transaksi, dan tentukan titik awal atau aktivitas.Misalnya, ketika sebuah departemen membutuhkan perlengkapan kantor, siapa yang bertanggung jawab atas proses ini?Bagaimana mereka memutuskan vendor mana yang harus dihubungi?Berapa jumlah maksimum yang dapat mereka belanjakan dan siapa yang menyetujui pembelian ini?Pertanyaan-pertanyaan ini semuanya penting untuk mengembangkan pedoman pengadaan.
Akuntansi menyediakan struktur standar untuk melacak dan mengelola pengeluaran.Penggunaan permintaan pembelian, pesanan pembelian, kutipan, kontrak, dan alat pengadaan lainnya semua berdampak pada fungsi akuntansi.Kontrol akuntansi yang umum berfokus pada penguranganrisikopenipuan, memperoleh nilai terbaik untuk dolar, menerima harga dan persyaratan yang dinegosiasikan, dan otorisasi persetujuan.Item ini dapat dikelola dalam sistem komputerisasi, tetapi mereka harus terlebih dahulu didefinisikan dalam pedoman proses bisnis.
Akuntabilitas dan tanggung jawab merupakan pendorong utama dalam pengadaan.Sebagian besar organisasi berfokus pada nilai dolar daripesanan pembelianatau kontrak, tetapi mungkin mengabaikan total yang dibelanjakan untuk komoditas tertentu.Menentukan posisi yang tepat untuk bertanggung jawab untuk bernegosiasi dengan pemasok dan memproses pesanan pembelian merupakan langkah penting dalam pedoman pengadaan.