Pemegang buku sekolah melacak berapa banyak yang dihabiskan untuk berbagai program, seperti departemen atletik.
Karier sebagai pemegang buku sekolah adalah karir yang membutuhkan keterampilan matematika yang signifikan dan kemampuan untuk tetap berada di puncak keuangan. Karena seorang pemegang buku sekolah bertanggung jawab untuk mengelola keuangan sekolah, dia juga harus sangat terorganisir. Sementara tugas yang tepat akan bervariasi dari sekolah ke sekolah, ada lima tugas pekerjaan umum yang dimiliki sebagian besar pemegang buku . Ini termasuk melacak catatan keuangan sekolah, mengumpulkan dana sekolah, mengirimkan pembayaran, melakukan tugas kantor dan menghadiri rapat.
Mungkin tanggung jawab paling penting dari seorang pemegang buku sekolah adalah mencatat catatan keuangan sekolah. Misalnya, dia harus mencatat uang yang berasal dari penggalangan dana, permainan atletik, tarian, dan kegiatan lainnya. Biasanya, dia akan menerapkan sesuatu seperti spreadsheet untuk merekam informasi ini. Selain itu, terserah padanya untuk menyeimbangkan laporan keuangan setiap akhir bulan dan memastikan semua pengeluaran diperhitungkan. Akibatnya, meninggalkan data dapat menimbulkan masalah serius, sehingga pemegang buku sekolah harus memperhatikan detail.
Mengumpulkan dana sekolah adalah aspek penting lain dari pekerjaan itu. Dalam kebanyakan kasus, adalah tugasnya untuk mengumpulkan uang yang diterima dari kegiatan seperti permainan dan tarian. Biasanya, dia akan mengumpulkan uang dari departemen sekolah mana pun yang bertanggung jawab untuk kegiatan tersebut. Setelah itu, dia akan membuat dokumentasi dana yang terkumpul jika perlu ditinjau nanti.
Setelah mengumpulkan dana, itu juga tugas petugas pembukuan sekolah untuk menyerahkan pembayaran yang diperlukan. Biasanya, uang ini akan disetorkan ke rekening bank yang telah didirikan sekolah. Pemegang buku juga akan diminta untuk mendokumentasikan pembayaran ini jika ada pertanyaan. Akibatnya, sangat penting bahwa seseorang dalam posisi ini dapat dipercaya dan mampu menyimpan catatan yang tepat.
Seiring dengan tugas keuangan, banyak pemegang buku bertanggung jawab untuk melakukan tugas kantor lainnya. Beberapa contoh termasuk membuat salinan, mengirim faks dokumen, menjawab telepon dan menyortir surat. Selama hari-hari sibuk, petugas pembukuan sekolah mungkin juga membantu sekretaris sekolah untuk mengejar ketinggalan. Meskipun kegiatan ini biasanya tidak terlalu sulit, mereka membuat institusi berjalan dengan lancar.
Selain itu, seorang pemegang buku sekolah perlu menghadiri pertemuan sekolah secara berkala. Selama waktu ini, dia akan berinteraksi dengan staf dari departemen lain dan berbagi temuan terbaru atau informasi terkait lainnya. Biasanya ini akan mencakup hal-hal seperti membahas keuangan sekolah, acara mendatang, mengatasi komplikasi dan menemukan resolusi. Dengan cara ini, orang dalam posisi ini membantu menjaga arus komunikasi terbuka antara anggota staf, dan pada akhirnya mengoptimalkan fungsi sekolah.