Seorang penjaga catatan harus terbiasa dengan sistem pengarsipan.
Penjaga arsip adalah orang yang bertugas mengurus arsip, baik yang bersifat fisik maupun elektronik. Pelatihan tentang cara menyimpan dan memelihara arsip ditawarkan di banyak sekolah teknik, terutama sekolah yang mempersiapkan siswa untuk berkarir di bidang administrasi dan bisnis. Penjaga arsip mungkin lulusan program tersebut atau mungkin mempelajari pekerjaan di tempat kerja, tergantung pada sifat organisasi tempat mereka menyimpan arsip.
Menunjuk orang resmi yang bertanggung jawab atas catatan juga menciptakan rantai komando yang dapat digunakan untuk prosedur yang melibatkan catatan. Ketika catatan baru dibuat, penjaga catatan bertanggung jawab untuk mengarsipkannya dalam sistem, dan juga akan mengambilnya ketika diperlukan untuk tujuan referensi. Dalam hal panggilan pengadilan , penjaga catatan menarik catatan yang relevan, memverifikasi bahwa mereka akurat, dan mengesahkannya dengan dokumen terlampir. Dokumen ini dapat digunakan sebagai pengganti meminta penjaga arsip untuk hadir di pengadilan, karena ini menunjukkan bahwa arsip itu benar dan sesuai dengan pengetahuan kustodian terbaik.
Untuk bekerja sebagai penjaga arsip, Anda harus terbiasa dengan sistem pengarsipan. Berbagai jenis sistem digunakan di berbagai industri dan dalam suatu industri bisa ada banyak perbedaan antar kantor. Catatan kustodian juga bertanggung jawab untuk mematuhi hukum kerahasiaan dan bagian lain dari undang-undang yang dirancang untuk melindungi integritas catatan, termasuk catatan menjaga di daerah aman, tidak merilis catatan tanpa izin, dan memastikan bahwa tempat fisik di mana catatan disimpan dalam kondisi baik.
Ketika seseorang memiliki permintaan untuk catatan, penjaga catatan memproses permintaan tersebut, menentukan apakah itu dapat diberikan secara hukum atau tidak dan menarik catatan yang relevan jika itu. Penjaga juga refiles catatan ketika mereka dikembalikan ke daerah di mana catatan disimpan. Setelah periode waktu yang ditentukan berlalu, para profesional ini juga dapat menghancurkan arsip yang tidak lagi secara hukum perlu disimpan dalam arsip.
Penjaga arsip dapat dibantu oleh seorang staf, tergantung pada jumlah arsip dalam perawatan mereka. Penjaga harus melatih staf, memastikan bahwa mereka mematuhi prosedur hukum dan perusahaan, dan memastikan bahwa staf dijadwalkan dengan tepat. Penjaga catatan mungkin juga bertanggung jawab untuk mempekerjakan staf baru sesuai kebutuhan.