Pengusaha mengacungkan jempol
Pernyataan ruang lingkup adalah dokumen tertulis yang disiapkan olehmanajerproyekpada awal setiap bisnis atau proyek konstruksi yang signifikan.Dokumen ini harus dibagikan dengan pelanggan, jika itu adalah pekerjaan luar, atau sponsor, jika proyek dimaksudkan untuk dilakukan di rumah.Tujuan utama dari pernyataan ruang lingkup adalah memberikan penjelasan rinci tentang tujuan proyek, langkah-langkah yang diambil untuk mencapai tujuan tersebut, dan hambatan serta biaya yang terkait dengan keseluruhan proses.Dengan cara ini, ia dapat memberikan jenis daftar periksa yang menentukan apakah proyek itu berhasil atau tidak setelah selesai.
Tugas seorangmanajer proyekadalah bertindak sebagai pengawas untuk semua aspek yang berbeda dari setiap jenis proyek yang mempekerjakan perusahaannya.Tergantung pada ukuran proyek, ini bisa menjadi tugas yang tampaknya luar biasa tanpa semacam pernyataan tujuan dan sasaran yang dapat dikonsultasikan selama proses.Pernyataan lingkup melayani tujuan ini, dan penting tidak hanya untuk manajer proyek tetapi juga untuk klien yang membutuhkan pekerjaan yang dilakukan.
Banyak item harus dimasukkan dalam pernyataan lingkup yang efektif.Pertama-tama harus mengidentifikasi alasan mengapa proyek ini dilakukan, menetapkannya sebagai semacam masalah yang dimaksudkan untuk diperbaiki oleh proyek.Itu harus ditindaklanjuti dengan produk apa pun yang ingin dibuat oleh proyek.Produk ini pada dasarnya adalah solusi untuk masalah yang diidentifikasi di bagian pertama.
Dari titik itu, pernyataan ruang lingkup harus lebih rinci dalam deskripsi kebutuhan dan realitas proyek.Pernyataan tersebut harus memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang sebenarnya dapat diberikan oleh tim manajer proyek ke proses, dan apa yang berada di luar jangkauan mereka dan dengan demikian harus disediakan oleh orang lain.Dengan cara ini, manajer dapat menjelaskan dengan tepat apa yang dapat diharapkan dari para pekerjanya selama proyek berlangsung.
Bagian lain dari pernyataan ruang lingkup harus dikhususkan untuk biaya, baik dalam hal berapa biaya proyek dan, jika itu adalah semacam kesepakatan bisnis, jumlah uang yang harus dihasilkannya.Pada penyelesaian proyek, konsultasi cepat dari pernyataan asli harus meninggalkan keraguan apakah misi proyek tercapai atau tidak.Ini bertindak sebagai semacam kontrak antara manajer proyek dan pelanggan, dan, jika dilakukan dengan benar, menghilangkan segala ketidakpastian yang dapat merugikan kedua belah pihak.