Mengapa notulen rapat perlu disimpan baik secara elektronik maupun hard copy?
Asisten administrasi dan sekretaris klub dapat menyimpan notulen rapat dalam berbagai cara. Yang terbaik adalah memiliki salinan elektronik dan cetak sehingga yang satu dapat berfungsi sebagai cadangan untuk salinan lainnya jika satu salinan hilang atau rusak secara tidak sengaja.
Notulen rapat dapat membantu Anda mendorong perubahan, mengomunikasikan pesan-pesan penting yang penting, dan menindaklanjuti tindakan dan tugas yang telah disepakati. Ini mengharuskan Anda untuk merujuknya secara teratur seperti selama pertemuan tindak lanjut atau kesempatan komunikasi verbal lainnya.
Apa pentingnya menit?
Risalah mengatakan siapa yang akan melakukan apa dan kapan. Mereka adalah titik awal dari pertemuan berikutnya. Mereka sangat membantu bagi mereka yang tidak hadir untuk mengetahui dibahas dan keputusan apa yang telah diambil. Jika terjadi konflik, mereka berguna untuk mengetahui kesepakatan apa yang dibuat.
Mengapa penting bahwa menit akurat?
Tujuan utama membuat notulen (atau ‘mencatat’) rapat adalah untuk merekam secara akurat dan menyajikan dengan jelas proses dan hasil rapat. Risalah yang akurat diperlukan untuk peserta rapat, yang nantinya perlu mengesahkan risalah, dan menerapkan keputusan atau tindakan yang diputuskan dalam rapat.
Bagaimana menit harus diambil atau dicatat?
Tips Bermanfaat untuk Membuat Risalah Rapat Dewan
- Gunakan templat.
- Periksa peserta saat mereka tiba.
- Melakukan perkenalan atau mengedarkan daftar hadir.
- Rekam gerakan, tindakan, dan keputusan saat terjadi.
- Mintalah klarifikasi jika perlu.
- Tulis catatan yang jelas dan singkat—bukan kalimat lengkap atau kata demi kata.
Seberapa rinci seharusnya menit?
Apa yang ada didalam. Risalah harus mencantumkan judul kelompok yang sedang rapat; tanggal, waktu, dan tempat; nama mereka yang hadir (termasuk staf) dan orang yang mencatat berita acara; dan agendanya. Suara yang diambil harus muncul di tempat urutannya dalam agenda. Umumnya, jangan sertakan nama.
Seberapa cepat notulen rapat harus didistribusikan?
Untuk rapat biasa atau rapat umum, (berlawanan dengan rapat umum tahunan atau rapat umum khusus – lihat di bawah) risalah harus keluar dalam waktu seminggu setelah rapat, idealnya dalam waktu 48 jam.
Mengapa notulen harus dikirim sesegera mungkin setelah rapat 100 kata?
Dalam kasus peserta atau personel yang memiliki item yang dapat ditindaklanjuti, risalah dikirim sesegera mungkin memastikan bahwa mereka memiliki cukup waktu untuk meninjau tindakan dan segera mengerjakannya.
Apakah menit disetujui?
Sebuah mosi formal untuk menyetujui risalah rapat yang diadakan sebelumnya biasanya tidak diperlukan; persetujuan dapat ditangani dengan persetujuan bulat. Risalah tidak menjadi catatan resmi rapat sampai telah disetujui.
Siapa yang harus menyetujui risalah tertulis?
Presiden dan sekretaris menandatangani risalah rapat untuk meresmikannya dan menambahkan tanggal mereka menyetujui risalah tersebut. Menurut Robert’s Rules of Order, menit harus dimasukkan, “dengan tinta hitam yang baik dalam buku catatan yang terikat dengan baik.”
Bisakah menit diubah setelah disetujui?
Koreksi risalah rapat dapat dilakukan saat pertama kali didistribusikan, dipertimbangkan untuk disetujui, atau bahkan setelah disetujui. Jika risalah telah disetujui, maka “Mosi untuk Mengubah Sesuatu yang Diadopsi Sebelumnya” perlu dibuat dan dipertimbangkan pada pertemuan berikutnya.
Bagaimana Anda memperbaiki menit sebelumnya?
Koreksi risalah dapat dilakukan bertahun-tahun kemudian melalui mosi untuk mengubah sesuatu yang diadopsi sebelumnya. Ini membutuhkan dua pertiga suara atau suara mayoritas dengan pemberitahuan sebelumnya. pertemuan berikutnya, atau komite dapat ditunjuk untuk membacakan notulen dan melaporkan temuan pada pertemuan berikutnya.
Bagaimana Anda memperbaiki kesalahan dalam hitungan menit?
Jika ada yang menemukan kesalahan — nama yang salah dari seseorang yang berbicara kepada dewan, katakanlah — dia dapat meminta amandemen. Jika tidak ada yang tidak setuju, sekretaris membuat perubahan, mengubah berita acara sebelum persetujuan. Dia kemudian mencatat bahwa risalah itu “disetujui sebagaimana telah diubah.”
Bisakah menit diubah?
Risalah, setelah dimasukkan dalam Buku Risalah, tidak akan diubah. Setiap perubahan dalam Risalah yang dibuat hanya dapat dilakukan dengan persetujuan tertulis dari Dewan Direksi pada Rapat berikutnya di mana Risalah tersebut diminta untuk diubah.
Apa yang salah dengan notulen rapat?
Tidak Mengatur Agenda Rapat. Tidak Menempel Waktu Dan Konten Saat Mengambil Risalah Rapat. Tidak Memiliki Format Risalah Rapat yang Disepakati. Tidak Memperhatikan Detail Saat Merekam Risalah Rapat.
Apa saja jenis notulen rapat?
Ada tiga gaya standar menit: tindakan, diskusi, dan kata demi kata. Setiap gaya memiliki kegunaan tertentu. Notulen tindakan mencatat keputusan yang dicapai dan tindakan yang akan diambil, meskipun tidak merekam diskusi yang dilakukan untuk membuat keputusan.
Apakah Risalah Rapat merupakan dokumen hukum?
Risalah rapat dewan yang diratifikasi mewakili laporan resmi dari segala sesuatu yang terjadi selama rapat dewan. Mereka membentuk dokumen yang mengikat secara hukum—sumber kebenaran tertinggi untuk aktivitas dewan.
Siapa biasanya orang yang membuat notulen rapat?
Orang yang membuat notulen atau catatan dalam suatu rapat biasanya disebut atau dikenal sebagai sekretaris, juru tulis, pencatat atau bahkan pencatat.